Распоряжение по нормам расхода топлива. Нормы расхода топлива и смазочных материалов. От чего зависит величина показателя ГСМ

Когда организация владеет и распоряжается одним или несколькими служебными автомобилями, стоящими на ее балансе, перед ней постоянно стоит задача покупки топлива, обоснования его использования и списания на расходы.

Действующие правила налогообложения позволяют уменьшать за счет этого списания базу налога на прибыль, но только в том случае, если они правильно обоснованы в соответствующей отчетной документации.

Поэтому крайне важно корректно вести учет истраченных горюче-смазочных материалов и соблюдать нормы списания, устанавливаемые Министерством транспорта Российской Федерации.

Рассмотрим, какие нормы по ГСМ актуальны на сегодняшний день, как они зависят от сезона, а также нюансы, которые могут возникнуть при обосновании их списания в неоднозначных случаях. Покажем на примере, как правильно произвести нормативный расчет списания ГСМ.

Понятие норматива ГСМ

Расход топлива на служебном автотранспорте не может происходить бесконтрольно и ненормированно, иначе не избежать перерасходов, а возможно, даже слива. Для контроля и учета количества ГСМ выведено понятие нормы расхода топлива – экономически обоснованного показателя, отражающего среднюю надобность в горючем (бензине, газе, солярке) для служебного автотранспорта различных разновидностей на определенный километраж.

Общепринятым и наиболее удобным является расчет расхода ГСМ на 100 км пробега.

Кто устанавливает нормы ГСМ

Министерство транспорта РФ дает рекомендации по нормированию топлива. Однако они оставались неизменными с 2015 года (последнее распоряжение Минтранса РФ относительно норм топлива № АМ-23-р датируется 14 июля 2015 года), что на сегодня не вполне отражает актуальную ситуацию.

Министерство финансов РФ сделало по этому поводу официальное разъяснение: в Письме от 19 августа 2016 года № 03-03-06/1/48789 сообщается, что следование нормам, установленным Минтрансом – это право, а не обязанность предпринимателя. Налоговые органы не вправе настаивать на соблюдении именно этих показателей при списании ГСМ.

Нормы расхода и списания топлива, действующие для каждой конкретной компании, должны быть приняты, утверждены и зафиксированы во внутренней документации.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для автотранспортных фирм, в отличие от других юридических лиц и предпринимателей, учет расходов на топливо по рекомендациям Минтранса обязателен.

Бухгалтерский учет нормативов ГСМ

При составлении баланса показатель расхода топлива для списания бухгалтер вносит:

• в графу «Материальные расходы», если количество вписывается в установленные на предприятии нормы;
• частично – в графу «Внереализационные расходы», если истраченные ГСМ превышают лимиты (в эту графу вписывается количество, вышедшее за пределы нормы).

Для этого применяется счет 10 «Основные средства» с соответствующими субсчетами.

Подтверждающим документом, на основании которого делается расчет фактически истраченного топлива, является путевой лист , форму которого предприятию разрешено разрабатывать самостоятельно, а также талоны, чеки, сертификаты и т.д., подтверждающие закупку топлива по определенной цене.

Зачем нужны показатели норм ГСМ

Цели учета нормативов топлива достаточно очевидны:

• контроль расходов организации на топливо для транспортных средств;
• профилактика перерасхода, слива и т.п.;
• ведение соответствующей отчетности;
• уточнение себестоимости перевозок;
• снижение налогооблагаемой базы;
• основание для расчета с сотрудниками, использующими для служебных целей личный автотранспорт.

От чего зависит величина показателя ГСМ

• вида транспорта (легковое авто, грузовик, фура, транспорт спецназначения и т.д.);
• конкретной марки авто;
• его пробега;
• срока, в течение которого автомобиль находится в эксплуатации;
• базового расхода ГСМ;
• некоторых установленных коэффициентов – сезонных, территориальных, дорожных, грузоподъемных и т.п.

Что утверждает Минтранс

Документ-распоряжение Минтранса, устанавливающее рекомендованные нормы, носит методический характер. В нем приведены базовые показатели расхода газа, солярки, бензина для конкретных марок транспортных средств, дифференцированных также по классам и моделям. С помощью этих таблиц можно удобно вести топливный учет.

Ниже приводятся нормы топлива по самым распространенным представителям служебного автопарка. Полное перечисление всех предусмотренных Минтрансом России автотранспортных средств (около 800 марок) с соответствующими нормативами расходов ГСМ можно скачать по ссылке ниже.

ФАЙЛЫ

Сезонные нюансы для ГСМ

Общеизвестно, что расход топлива зимой и летом существенно отличается. Для холодного времени года действует специальная надбавка по нормам ГСМ, действующая в интервале от 2 до 20%, в зависимости от региона РФ. Документ, предлагаемый к использованию Минтрансом РФ, регулирует этот вопрос в приложении № 2.

Расход топлива, подсчитываемый самостоятельно

Несмотря на то что организация вправе пользоваться нормами Минтранса, что иногда оказывается предпочтительнее, поскольку рекомендуется налоговиками, можно производить собственные расчеты, исходя из установленных внутренними актами нормативов ГСМ.

Упрощенный вариант предусматривает нахождение частного от количества потраченного топлива и пройденного километража (для установления процентного соотношения цифра умножается на 100). В результате получится показатель в «привычной» форме, отражающий необходимое количество ГСМ для 100 км пути на данном авто. Далее к ней можно при необходимости применить соответствующие коэффициенты.

Более сложная формула , применяемая для исчисления данного показателя, учитывает конкретную марку авто и установленный для нее топливный норматив (из таблицы Минтранса или внутренних актов самой организации). Также принимается в расчет количество груза или пассажиров, находящихся на борту транспортного средства, режим движения, некоторые другие погрешности (зимний коэффициент, поправка на тип дороги и пр.).

N расх. = 0,01 х N предусм. х (1 + х К х 0,01)

• N расх. – исчисляемая норма расхода ГСМ для произведения списания (измеряется в литрах);
• N предусм. – норматив, предусмотренный в документах организации или Распоряжением Минтранса РФ;
• S – километраж, пройденный данным авто;
• К – коэффициент, принимаемый во внимание при учете различных поправок.

Пример конкретного расчета

Служебный автомобиль, принадлежащий ООО «Вольта», марки Тойота Королла с объемом двигателя 1,6 л совершил поездку, отмеченную в путевом листе расстоянием 650 км. При этом он затратил 62 л бензина. Груза на борту не было (доставлялись документы). Поездка была произведена зимой, зимняя надбавка, установленная в ООО «Вольта», составляет 5%. Фирма использует для расчета показатели из таблицы Минтранса РФ.

Рассчитаем расход топлива для списания. По данным Распоряжения Минтранса, нормы расхода топлива для автомобиля данной марки, идущего без груза, составляет 9 л на 100 км пробега. Зимний коэффициент принимаем за 5. Других надбавок данная поездка на авто этой марки в приведенных условиях не предусматривает. Произведем исчисление по формуле: 0,01 х 9 х 650 (1 + 5 х 0,01) = 0,09 х 650 х 1,05 = 61,4 л.

Как видим, водитель служебного авто практически не превысил расхода бензина, требующегося по нормативу.

Работа автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) в горной местности, включая города, поселки и пригородные зоны, при высоте над уровнем моря:

от 300 до 800 м - до 5% (нижнегорье);

от 801 до 2000 м - до 10% (среднегорье);

от 2001 до 3000 м - до 15% (высокогорье);

свыше 3000 м - до 20% (высокогорье).

Работа автотранспорта на дорогах общего пользования I, II и III категорий со сложным планом (вне пределов городов и пригородных зон), где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (или из расчета на 100 км пути - около 500) - до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий - до 30%.

При работе автотранспорта в населенных пунктах с численностью населения:

свыше 5 млн. человек - до 35%;

(см. текст в предыдущей редакции)

от 1 до 5 млн. человек - до 25%;

(см. текст в предыдущей редакции)

от 250 тыс. до 1 млн. человек - до 15%;

(см. текст в предыдущей редакции)

от 100 до 250 тыс. человек - до 10%;

(см. текст в предыдущей редакции)

до 100 тыс. человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) - до 5%.

(см. текст в предыдущей редакции)

Работа автотранспорта, требующая частых технологических остановок, связанных с погрузкой и выгрузкой, посадкой и высадкой пассажиров, в том числе маршрутные таксомоторы-автобусы, грузо-пассажирские и грузовые автомобили малого класса, автомобили типа пикап, универсал и т.п., включая перевозки продуктов и мелких грузов, обслуживание почтовых ящиков, инкассацию денег, обслуживание пенсионеров, инвалидов, больных и т.п. (при наличии в среднем более чем одной остановки на 1 км пробега; при этом остановки у светофоров, перекрестков и переездов не учитываются) - до 10%.

При движении автомобилей с пониженной средней скоростью движения (при перевозке нестандартных, крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле и иных подобных грузов, при движении в колоннах при сопровождении АТС автомобилями прикрытия) в диапазоне 20 - 40 км/ч - до 15%, то же со средней скоростью ниже 20 км/ч - до 35%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При обкатке новых автомобилей и вышедших из капитального ремонта (пробег определяется производителем техники) - до 10%.

При централизованном перегоне автомобилей своим ходом в одиночном состоянии или колонной - до 10%; при перегоне-буксировке автомобилей в спаренном состоянии - до 15%; при перегоне-буксировке в строенном состоянии - до 20%.

Для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет или с общим пробегом более 100 тыс. км - до 5%; более восьми лет или с общим пробегом более 150 тыс. км - до 10%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При работе грузовых автомобилей, фургонов, грузовых таксомоторов и т.п. без учета транспортной работы - до 10%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При работе автомобилей в качестве технологического транспорта, включая работу внутри предприятия, - до 20%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При работе специальных автомобилей (патрульных, киносъемочных, пожарных, автомобилей скорой помощи, автомобилей фотовидеофиксации, ремонтных, автовышек, автопогрузчиков и т.д.), выполняющих транспортный процесс при маневрировании, на пониженных скоростях, при частых остановках, движении задним ходом и т.п. - до 20%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При работе в карьерах (кроме специальных карьерных АТС), при движении по полю, при вывозке леса и т.п. на горизонтальных участках дорог IV и V категорий: для АТС в снаряженном состоянии без груза - до 20%, для АТС с полной или частичной загрузкой автомобиля - до 40%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При работе в чрезвычайных климатических и тяжелых дорожных условиях в период сезонной распутицы, снежных или песчаных заносов, при сильном снегопаде и гололедице, наводнениях, лесных пожаров и других стихийных бедствиях для дорог I, II и III категорий - до 35%, для дорог IV и V категорий - до 50%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При учебной езде на дорогах общего пользования - до 20%; при учебной езде на специально отведенных учебных площадках, при маневрировании на пониженных скоростях, при частых остановках и движении задним ходом - до 40%.

При использовании установки "климат-контроль" (независимо от времени года) при движении автомобиля - до 7%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При использовании кондиционера при движении автомобиля - до 7% (применение данного коэффициента совместно с зимней надбавкой в зависимости от климатических районов не допускается).

(см. текст в предыдущей редакции)

Нормы расхода топлива для функционирования дополнительного оборудования рефрижераторов, автобусов, специальных и специализированных транспортных средств определяются научными организациями, занимающимися разработкой подобных норм, заводами-изготовителями дополнительного оборудования или АТС (нормируются в л/час).

(см. текст в предыдущей редакции)

При использовании кондиционера на стоянке нормативный расход топлива устанавливается из расчета за один час простоя с работающим двигателем, то же на стоянке при использовании установки "климат-контроль" (независимо от времени года) за один час простоя с работающим двигателем - до 10% от базовой нормы.

При простоях автомобилей под погрузкой или разгрузкой в пунктах, где по условиям безопасности или другим действующим правилам запрещается выключать двигатель (нефтебазы, специальные склады, наличие груза, не допускающего охлаждения кузова, банки и другие объекты), а также в других случаях вынужденного простоя автомобиля с включенным двигателем - до 10% от базовой нормы за один час простоя.

В зимнее или холодное (при среднесуточной температуре ниже +5 °C) время года на стоянках при необходимости пуска и прогрева автомобилей и автобусов (если нет независимых отопителей), а также на стоянках в ожидании пассажиров (в том числе для медицинских АТС и при перевозках детей) устанавливается нормативный расход топлива из расчета за один час стоянки (простоя) с работающим двигателем - до 10% от базовой нормы.

Допускается на основании решения юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющего эксплуатацию АТС:

(см. текст в предыдущей редакции)

На внутригаражные разъезды и технические надобности автотранспортных предприятий (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и других агрегатов автомобилей после ремонта и т.п.) увеличивать нормативный расход топлива до 1% от общего количества, потребляемого данным предприятием (с обоснованием и учетом фактического количества единиц АТС, используемых на этих работах);

В 2019 году организации самостоятельно определять для себя нормы расхода топлива, ориентируясь на данные Минтранса России в последней редакции. В статье - таблица с нормами, которая поможет компании правильно списать расходы на ГСМ.

Как использовать нормы расхода топлива на 2019 год

Определять размеры потребления горюче-смазочных материалов (ГСМ) нужно потому, что они:

• входят в стоимость расходов на производство продукции (работ, услуг) и учитываются, как прочие затраты;
• оказывают влияние на размер налога на прибыль.

В 2019 году предприятия и ИП могут сами устанавливать нормы, но нельзя списать на расход ГСМ любую, удобную фирме сумму. Налоговая инспекция может запросить у вас обоснование расходов. И вот тут на помощь приходит Миниранс.

Они могут служить для предприятий и частников своеобразной, ориентировочной базой для расчета норм расхода горючего. К тому же, если нет особой нужды, устанавливать собственные нормативы, вполне можно воспользоваться данными Минтранса.

Это достаточно удобно. Так как кроме норм, там есть еще рекомендации по добавочному коэффициенту, увеличивающему затраты на ГСМ. Величина коэффициента зависит от региона, времени года, возраста транспортного средства.

Важно! Фирмы, которые осуществляют свое дело в рамках системы управления и контроля, независимо от форм собственности, и пользующиеся автомобилями и подвижными составами на автомобильном шасси в пределах РФ, обязаны использовать нормы расхода топлива (в последней редакции), установленные Минтрансом в 2019 году.

Это положение подтвердила налоговая в своем письме от 21.09.15 № АС-4-10/16581.

Минтранс утвердил свое значение приказом от 14.03.2008 г. № АМ-23-р. С тех пор транспортное ведомство регулярно вносит лишь поправки в этот документ. В основном поправки состоят из расширения списка автомобилей, которыми пользуются компании и ИП в границах Российской Федерации.

Внимание! Если произошел перерасход топлива, масла или иных материалов, то сохраняйте путевые листы и включайте в них максимум информации. Так вы сможете оправдать перед ФНС свои повышенные расходы на бензин. Оправдаться можно и заверенным отчетом о топливных затратах. Без ошибок оформить путевой лист поможет статья "Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя".

Каким образом рассчитать норму расхода топлива в 2019 году

Нормы топлива в 2019 году можно брать:

• Из норм утвержденных транспортным ведомством РФ (скачать их можно выше);
• Из технического паспорта эксплуатационного автомобиля;
• Исходить из фактических расходов ГСМ.

Удобнее всего пользоваться уже готовыми стандартами Минтранса в последней редакции 2019. Там указан базовый расход топлива для конкретного автомобиля, в том числе иностранного производства, или иного движущего средства (автобусы, микроавтобусы, дорожные машины и т.д.).

Таблица: Нормы списания ГСМ (Минтранс РФ)

Марка машины	Расход топлива литров на 100 км.	Вид топлива
Audi A4 1.6 (4L-1,595-101-5M
ВАЗ-21041 (ВАЗ-21067.10-4L-1,568-74,5-5М)
ВАЗ-21043 (ВАЗ-2103-4L-1,45-71-5М)
ВАЗ-21043 (ВАЗ-2103-4L-1,451-71,5-4М)
ГАЗ-221400 "Газель" (14 мест) (ЗМЗ-4026.10-4L-2,445-100-5М)
ГАЗ-221400 "Газель" (14 мест) (ЗМЗ-4026.10-4L-2,445-100-4М)
ГАЗ-2217 (6 мест) (ЗМЗ-40630Д-4L-2,3-98-5М)

Обратите внимание, для специальных машин, где расход считается исходя из особенностей их эксплуатации.

Например, бурильные установки. Норма расхода топлива для них дана как в литрах на 100 км. пробега, так и в литрах за час работы.

Норму в литрах на 100 км нужно умножить на добавочный коэффициент. Все коэффициенты прописаны в самом начале норм Минтранспорта в последней редакции.

Вид коэффициента	Что влияет на коэффициент	Размер коэффициента
Климатический	В условиях зимы и севера выше, в условиях лета и юга меньше.	5% - 20%, но если речь идет о снежных буранах, заносах ледниковых, природных катаклизмах (пожары, наводнения) то может быть и до 50%
Региональный	Зависит от населения города или крупного поселка. Растет по мере увеличения жителей.	от 5% - населенный пункт с населением до 100 000 человек до 35% - город с населением свыше 5 миллионов человек
Возрастной	Для машин от 5 лет и старше. Чем дольше служит транспортное средство, тем выше коэффициент.	от 5% - автомобилю 5 лет и пробег не меньше, чем 100 000 км. До 10% - автомобилю не менее 8 лет и пробег 150 000км.
Ландшафтный	Увеличивается с повышением ландшафта местности.	5% - предгорье (до 800 м.) - до 20% - высокогорье (3000 м.)
Технологический	Для дорожно-строительного транспорта

В таблице приведены лишь самые распространенные и часто употребляемые коэффициенты, на самом деле их больше. Есть, допустим, коэффициент на использование в машине климатической техники и т.д.

Важно! Не запрещается применять сразу несколько повышающих коэффициентов, если вы эксплуатируете транспорт в соответствующих условиях.

Как утвердить нормы расхода топлива на 2019 год

Чтобы избежать разборок и судебных тяжб с налоговой утверждать свои значения по всем правилам и обоснованно. Хотя обоснованность – дело очень тонкое, так как закон не запрещает компания и ИП тратить топливо по их желанию.

В качестве обоснования топливных затрат подойдут и повышающие коэффициенты, поэтому не забывайте про них.

Например , вашему автомобилю 12 лет. Ваша фирма пользуется им в южном высокогорном регионе (2500 метров) в городе с населением 300 000 человек. Таким образом, в зимний период вы сможете увеличить норму за 100 км на 5% - за зимний сезон в условиях юга; на 10% - региональный коэффициент; 15% - за ландшафт.

Норма расхода топлива в 2019 году должна быть зафиксирована в приказе руководителя. На какой срок составлять приказ, фирма решает сама, исходя из частоты условий эксплуатации машины.

Не стоит делать приказ ежегодно, более целесообразно разработать сезонные, особенно это касается регионов с ярко выраженной сменой климата зима-лето. Приказ составляется в свободной форме, но с включением обязательных параметров:

1. Полное наименование организации;
2. Номер приказа, дата;
3. Срок, на который устанавливается норма;
4. Марка транспортного средства и его регистрационный номер;
5. Норма расхода бензина (дизеля);
6. Обоснование;
7. Подпись руководителя с расшифровкой.

Образец приказа

В приказ можно включать одновременно несколько транспортных средств. Приказ меняется, если предприятие приобрело новую машину, списало старую, либо поменялись условия эксплуатации, повлекшие за собой изменения потребления топлива.

Если использовались добавочные коэффициенты, то лучше издать по ним отдельное распоряжение, делая акцент на нормы расхода топлива Минтранса в последней редакции. То есть, вы как бы обосновываете увеличение расходов нормативными документами. Но в принципе это страховочная мера, и можно обойтись без нее.

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01)

Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее - ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
• «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме» ;
• Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется .

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК» .

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье .

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

		Сумма, руб.	Операция (документ)
			Оприходован бензин (ТОРГ-12)
			Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 - 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Q н — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

В современном мире практически все контролируется различными нормами и правилами.

С одной стороны, – это усложняет жизнь и накладывает определенные ограничения на деятельность человека.

С другой – четкая регламентация основных положений позволяет в любой сфере минимизировать самоуправство. Аналогичная ситуация сложилась и с нормами расхода топлива на автомобильном транспорте.

Актуальность регулирования затрат на горюче-смазочные материалы связана с повсеместным использованием автомобилей в коммерческой деятельности. Но прежде чем преступить к непосредственному расчету , необходимо разобраться с понятием и назначением нормативного параметра.

Не следует путать эксплуатационные затраты с контрольным расходом горючего, который указывается в инструкции завода-изготовителя.

В отличие от официальной цифры, эксплуатационная трата топлива рассчитывается для реальных условий работы автомобиля, учитывающих:

• загрузку транспортного средства;
• плотность дорожного движения;
• погодные условия;
• состояние дороги;
• время года;
• использование дополнительного оборудования (например, кондиционера).

Кроме того, действительное потребление топлива отражает манеру езды конкретного водителя, а также, техническое состояние самой машины.

Все эти параметры носят переменный характер, а значит, и эксплуатационный расход горючего постоянно изменяется в процессе работы. По этому, министерством транспорта выведены формулы, отображающие усредненные показатели затрат на горюче-смазочные материалы, которые и получили название нормативного расхода.

А реальное значение затрат получают из расчета ГСМ по норме.

Для чего нужны нормы расхода ГСМ

Расходы на топливо и смазочные материалы – обязательная составная общих затрат практически любого предприятия.

В идеале, каждый руководитель должен стремиться к минимизации расходов, но в то же время, завышенные показатели снижают налогооблагаемую прибыль компании. По этому, органы налоговой инспекции требуют экономического обоснования заявленного потребления моторного масла и горючего.

При расчете чистой прибыли, подверженной обложению налогами, нужно отталкиваться от 25-й главы Налогового кодекса Российской Федерации. В документе прописаны далеко не все виды расходов предприятия, но затраты на служебный транспорт в нем отмечены как отдельная категория, в которую входит и пункт 11, регламентирующий приобретение горюче-смазочных материалов.

Следует понимать, что закон не ограничивает затраты на расходные материалы определенной суммой, но в то же время, их величина должна находиться в разумных пределах. И не смотря на то, что нормы расхода ГСМ, рассчитанные транспортным ведомством, не являются догмой, в случае значительных расхождений, налоговая служба может использовать их как убедительный аргумент в суде.

Как расчитать расход ГСМ

Министерство транспорта предоставляет не только базовую норму затрат на горючее и смазочные материалы, но и способ, указывающий как рассчитать расход топлива по норме, включающий формулу для произведения вычислений, а также, необходимые поправочные коэффициенты.

Математическое выражение для подсчета израсходованных литров бензина (или дизельного топлива) различается, в зависимости от типа транспортных средств.

Для легковых автомобилей формула имеет вид:

А = 0,01 · Б · L · K,

где А – нормативный расход;

Б – базовая норма, указанная в Руководящем документе;

L – пробег автомобиля;

K – суммарный коэффициент поправки.

Величина К зависит от нескольких факторов, таких как сезонно-климатические условия, возраст автомобиля, использование кондиционера, работа с прицепом и прочих.

В зимний период к полученному нормативному расходу прибавляют от 5% (в Южных и Центральных регионах) до 20% (в условиях Крайнего Севера).

Населенность местности также влияет на затраты горючего. При эксплуатации машины в городах с проживанием 100-250 тыс. человек, расход ГСМ увеличивается на 10%, а в мегаполисах с населением более 3 млн. – на 25%. Все нормы расхода, коэффициенты и условия эксплуатации автотранспорта происканы в специальных .

Автомобили старше 5 лет, или прошедшие больше 100 тыс. км пробега, расходуют на 5% больше топлива, чем их новые аналоги, а машины старше 8 лет – на 10%.

Перевозка крупногабаритных и тяжеловесных грузов увеличивает расход топлива на величину от 15 до 35%, а использование климат-контроля или кондиционера – на 7%.

Формула для расчета затрат горюче-смазочных материалов для грузовых автомобилей и автопоездов более сложная, так как по учитывает объем транспортных работ, норму расхода горючего на перевозку 1 тонны на 1 км, собственную массу авто, а также, массу прицепа и груза.

Пример расчета ГСМ

Для того, чтобы принцип вычисления затрат на топливо был более понятным, постараемся разобраться как рассчитать расход ГСМ на примере автомобиля ВАЗ-2109, который более 5 лет эксплуатируется на дорогах Москвы с месячным пробегом, взятым из , в 1800 км.

Первым делом, в руководящем документе находим базовую норму затрат. Для рассматриваемой машины она равна 7,7 л на 100 км. Затем, по таблицам начинаем подбирать коэффициенты поправки:

• Население Москвы значительно превышает 3 млн. человек, а значит – можно смело принимать поправку в 25%.
• Поправка на возраст авто равна 5%.

Таким образом, увеличение расхода топлива составляет 30%, что соответствует поправочному коэффициенту 1,3.

Подставляя все значения в формулу для легковых автомобилей, получаем:

А = 0,01 · 7,7 · 1800 · 1,3 = 180,2 литра

На практике, эта величина допускает отклонение до 10%, что связано со многими факторами, которые невозможно учесть при математическом подсчете.

В общем же, метод расчета нормативного расхода топлива продуман достаточно грамотно, и используется не только для контроля предприятий налоговыми органами, но также, позволяет и самим руководителям фирм планировать свои затраты на эксплуатационные материалы.